DSGVO

Die Anwendung DSGVO ist im eigentlichen Sinne keine eigene Anwendung, sondern ein modularer Teil des Adressbuchs sowie der Stammdaten und gibt so die Möglichkeit, die Herkunft und den Verwendungszweck von Daten zu erfassen und eine entsprechende Bearbeitungshistorie zu führen. Dies ermöglicht eine DSGVO-konforme Erfassung personenbezogener Daten.

DSGVO in den Stammdaten

In der Applikation Stammdaten finden Sie nun das Modul DSGVO mit den beiden Unterpunkten Datenherkünfte und Verwendungszwecke. Hier können Sie neue Datenherkünfte und Verwendungszwecke für Ihre Daten anlegen. Per Default steht ihnen sonst die Herkunft tine ® zur Verfügung.

Für die Datenherkunft ist ein Ablaufdatum auswählbar. Wenn dieses Datum überschritten ist, steht die Herkunft später im Kontakt nicht mehr zur Auswahl. Es sei denn, es wird explizit auch nach abgelaufenen Datenherkünften gesucht.

Abbildung: DSGVO Datenherkunft

DSGVO im Adressbuch

Im Kontakt-Bearbeiten-Dialog finden Sie nun den neuen Reiter DSGVO. Hier wird die Liste der Verwendungszwecke für diesen Datensatz geführt mit entsprechenden Zustimmungen bzw. Widerrufungen. Über die Checkbox Darf nicht kontaktiert werden können alle Einträge widerrufen werden.

Verwendungszwecke können nur Widerrufen und nicht direkt gelöscht werden. Dies dient der lückenlosen Dokumentation im Zustimmungsverlauf.

Abbildung: DSGVO Reiter in Kontakten

Jedes Mal, wenn ein Kontakt gespeichert wird, werden Sie aufgefordert die Datenherkunft anzugeben sowie den Bearbeitungsgrund. Ob dieser Schritt optional ist oder nicht, können Sie in der Admin-Anwendung unter Anwendungen -> DSGVO -> Einstellungen festlegen. Diese Einträge sind im Kontakt unter dem Reiter Historie einsehbar.

Abbildung: DSGVO Historie